Facturation automatique WooCommerce vers Sellsy : statuts, SIRET et avoirs

La facturation manuelle est utile pour démarrer et contrôler chaque document. Mais dès que le rythme des commandes augmente, elle devient un goulot d’étranglement : quelqu’un doit ouvrir chaque commande, cliquer, vérifier, renvoyer. Sellsy WooCommerce PRO bascule ce travail en automatisation : la facture Sellsy part au bon statut, éventuellement filtrée par SIRET, et l’avoir peut suivre un remboursement WooCommerce — avec PDF envoyé au client si vous l’activez.

Voici comment construire une chaîne fiable, sans sur-automatiser trop tôt.

D’abord stabiliser le flux manuel, puis automatiser

L’automatisation ne corrige pas une mauvaise configuration. Avant d’activer PRO, validez avec la version gratuite : connexion API OK, taxes Sellsy alignées sur WooCommerce, SIRET/TVA correctement collectés, première facture créée sans écart de montant. Une fois ce socle solide, l’onglet Automatisation devient un gain réel plutôt qu’une source d’erreurs en série.

Déclencher la facture au bon statut WooCommerce

Dans WooCommerce → Sellsy → Automatisation, activez la génération automatique et cochez les statuts déclencheurs. Par défaut, PRO propose souvent En cours et Terminée — un choix courant quand le paiement est confirmé et que la commande est engagée. Vous pouvez adapter la liste à votre process (par exemple uniquement Terminée si vous facturez après expédition).

À chaque passage vers un statut sélectionné, PRO crée une facture Sellsy native liée à la commande. En cas d’échec temporaire côté API (erreur temporaire, limite de débit), des nouvelles tentatives sont planifiées automatiquement via Action Scheduler. Vous n’avez pas à surveiller chaque commande à la main pour un simple timeout.

Condition d’émission : toutes les commandes, avec ou sans SIRET

Toutes les boutiques n’ont pas le même mix clients. Facturer « tout le monde pareil » n’est pas toujours pertinent. La condition d’émission permet de choisir :

• Toutes les commandes — flux unique, simple à opérer.
• Uniquement lorsque le SIRET est renseigné — idéal si vous réservez Sellsy aux professionnels B2B.
• Uniquement lorsque le SIRET n’est pas fourni — utile si vous séparez volontairement particuliers et entreprises.

Cette règle évite de mélanger deux politiques de facturation sans process parallèle. Elle s’appuie sur le SIRET collecté au checkout (ou saisi ensuite dans la commande).

Avoirs automatiques liés à la facture d’origine

Un remboursement WooCommerce sans avoir Sellsy laisse un trou dans la chaîne documentaire. Avec PRO, vous pouvez activer l’avoir automatique : dès qu’un remboursement est enregistré et qu’une facture Sellsy existe déjà pour la commande, l’avoir est créé, validé et lié à la facture d’origine.

Points importants à connaître :

• il faut d’abord une facture Sellsy sur la commande ;
• un remboursement WooCommerce est obligatoire (manuel ou auto) ;
• une seule avoir Sellsy est gérée par commande ;
• le PDF avoir est téléchargeable en admin, en actions groupées et depuis Mon compte.

Vous pouvez aussi créer l’avoir manuellement depuis le panneau Sellsy de la commande, ou en lot via les actions groupées.

E-mails PDF et rattrapage en masse

Toujours dans Automatisation, activez l’envoi du PDF facture et/ou du PDF avoir. PRO enregistre des e-mails WooCommerce dédiés ; l’envoi peut aussi être déclenché manuellement depuis la commande. Si un écart de montant est détecté entre WooCommerce et Sellsy, l’envoi de la facture est bloqué — un garde-fou utile avant d’envoyer un document incorrect au client.

Pour rattraper un retard (migration, oubli, pic d’activité), les actions groupées permettent de créer plusieurs factures, plusieurs avoirs, ou de télécharger les PDF dans une archive ZIP, avec barre de progression et récapitulatif des erreurs.

En résumé

La facturation automatique WooCommerce vers Sellsy fonctionne bien quand elle suit votre métier : bons statuts, bonne condition SIRET, avoirs branchés sur les remboursements, e-mails PDF maîtrisés. Commencez simple, observez quelques commandes réelles, puis ouvrez progressivement les options. Le détail des réglages est dans la documentation ; le produit PRO est ici : Sellsy WooCommerce PRO.