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Documentation Pennylane WooCommerce PRO

Aperçu des fonctionnalités (Vidéo)

Introduction

Pennylane WooCommerce est une solution qui relie votre boutique WooCommerce à la plateforme de comptabilité française Pennylane. L’extension existe en deux versions :

  • Version gratuite (FREE) — permet la création manuelle de factures, l’ajout des champs SIRET et n° de TVA à la commande, ainsi que le téléchargement des documents au format PDF.
  • Version PRO — étend l’extension avec l’automatisation, les avoirs (credit notes), le lettrage automatique des paiements, les e-mails avec PDF, les factures multilingues, le mapping produits et les opérations en masse. Nécessite la version FREE installée et active.

Cette documentation décrit la configuration et les fonctionnalités des deux versions.

1. Activation de l’accès API dans Pennylane

IMPORTANT : pour utiliser l’intégration, vous devez disposer d’un compte Pennylane actif avec un accès API activé.

Génération du jeton API

  1. Connectez-vous à votre compte Pennylane.
  2. Rendez-vous dans Paramètres → Connectivité → Développeurs et cliquez sur Générer un jeton API.
  3. Dans la fenêtre de configuration, renseignez les informations suivantes :
    • Nom : donnez un nom à la connexion (par ex. « WooCommerce »).
    • Autorisations (Scopes) :
      • Clients — Lecture et Écriture.
      • Factures client — Lecture et Écriture.
      • Produits — Lecture seule (recommandé pour le mapping produits PRO).
    • Période de validité : sélectionnez Illimitée.
    • Validation : cochez la case « Vous avez pris conscience des risques liés à l’utilisation d’un token sans date d’expiration ».
  4. Cliquez sur Générer un jeton, copiez le code affiché et collez-le dans les réglages de l’extension.

Note importante : Pennylane utilise un jeton unique (Bearer token). Conservez-le en lieu sûr. S’il est compromis, révoquez-le immédiatement depuis votre panneau Pennylane et générez-en un nouveau pour sécuriser votre boutique.

2. Installation de l’extension

Version FREE

  1. Téléchargez l’extension depuis le répertoire WordPress.org ou envoyez le fichier ZIP fourni.
  2. Dans l’administration WordPress, allez dans Extensions → Ajouter.
  3. Cliquez sur Téléverser une extension et sélectionnez le fichier ZIP.
  4. Activez l’extension.

Version PRO

  1. Assurez-vous que la version FREE est installée et active.
  2. Téléversez le fichier ZIP de la version PRO de la même manière.
  3. Activez l’extension PRO.
  4. Allez dans l’onglet Licence et saisissez votre clé de licence.

3. Configuration de la connexion

Après l’activation de l’extension :

  1. Dans WordPress, allez dans WooCommerce → Pennylane.
  2. Dans l’onglet Connexion Pennylane, collez votre clé API.
  3. Cliquez sur Tester la connexion pour vérifier les identifiants ainsi que les autorisations (scopes) du jeton. L’extension affiche un tableau avec les permissions détectées (Granted / Missing) et les marque comme required ou optional.
  4. Si le test est réussi, cliquez sur Enregistrer les modifications.

4. Paramètres du formulaire de commande (Checkout)

Dans l’onglet Boutique, vous pouvez configurer l’affichage des champs SIRET et Numéro de TVA intracommunautaire pour vos clients B2B.

Affichage des champs

  • Toujours visible — le champ est affiché en permanence dans le formulaire de commande.
  • Case à cocher « Je souhaite une facture » — le champ n’apparaît qu’après que le client a coché la case (fonctionne avec le checkout classique ; en WooCommerce Blocks, le champ est placé dans la section adresse de facturation).
  • Masqué (uniquement pour la TVA) — si vous ne souhaitez pas demander le n° de TVA.

Libellé de la case à cocher

Vous pouvez personnaliser le texte affiché à côté de la case, par exemple « Je souhaite recevoir une facture ».

Validation

  • Vérifier le format SIRET — vérifie que le numéro contient exactement 14 chiffres.
  • Vérifier le format TVA — vérifie le format intracommunautaire : code pays à 2 lettres suivi de 2 à 13 chiffres (ex. FR12345678901, DE123456789, PL1234567890).

Champs obligatoires

Vous pouvez rendre SIRET et/ou Numéro de TVA obligatoires, par exemple si vous vendez uniquement à des professionnels (B2B).

Compatibilité WooCommerce Blocks

L’extension prend en charge le checkout WooCommerce Blocks — les champs SIRET et TVA apparaissent dans la section d’adresse de facturation.

Compatibilité avec d’autres extensions SIRET/TVA

L’extension détecte les extensions tierces ajoutant des champs SIRET ou TVA et, le cas échéant, n’ajoute pas son propre champ pour éviter les doublons.

5. Configuration des documents comptables

Dans l’onglet Facturation, vous réglez les données transmises sur la facture.

Détection automatique des taux de TVA

Contrairement à d’autres intégrations, aucun mapping manuel n’est nécessaire. L’extension lit les taux de taxe appliqués à la commande WooCommerce et applique automatiquement le bon code TVA Pennylane :

  • Clients français — taux domestiques : 20 % → FR_200, 10 % → FR_100, 5,5 % → FR_55, 2,1 % → FR_21, 0 % → exempt.
  • Clients UE (hors France) — taux crossborder appliqué automatiquement.
  • Clients hors UE — taux extracom appliqué automatiquement.
  • Clients B2B UE avec numéro de TVA intracommunautaire valide — autoliquidation (reverse charge) appliquée via crossborder 0 %.

Veillez simplement à ce que vos taux de taxe soient correctement configurés dans WooCommerce.

Délai de paiement

Définissez le nombre de jours par défaut pour régler une facture issue d’une commande non payée (ex. 30 jours). La valeur légale française par défaut est de 30 jours (60 jours maximum sauf dérogation).

Langue de la facture

En version FREE, les factures sont générées en français. La version PRO permet de choisir entre français, anglais et allemand.

Notes personnalisées et mentions légales (PRO uniquement)

La version PRO permet de définir :

  • Notes globales — texte ajouté à toutes les factures (ex. conditions de règlement, informations sur la livraison).
  • Mention spéciale / pied de page légal — mention légale ajoutée en pied de facture (ex. « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », numéro RCS, etc.).

6. Automatisation (PRO uniquement)

La version PRO permet la génération automatique des factures sans intervention de l’administrateur. La configuration se trouve dans l’onglet Automatisation.

Génération automatique des factures

  • Activer l’automatisation — active la création automatique des factures Pennylane lors du changement de statut de commande.
  • Condition d’émission :
    • Pour toutes les commandes
    • Uniquement lorsque le SIRET est renseigné
    • Uniquement lorsque le SIRET n’est pas renseigné
  • Statuts de commande — sélectionnez les statuts qui déclenchent la facturation (ex. Terminée, En cours).
  • Envoi de l’e-mail de facture — envoi automatique du PDF au client en pièce jointe.

Les e-mails de facture sont envoyés avec un délai de 5 minutes après la création de la facture, afin que Pennylane ait le temps de finaliser le PDF. Ainsi, le client reçoit la facture finale et non une version provisoire. L’envoi manuel (bouton dans la commande) n’est pas retardé.

Lettrage automatique des paiements

  • Marquer comme payée automatiquement — marque la facture Pennylane comme payée lors du changement de statut de commande.
  • Statuts déclencheurs — définissez quels statuts (ex. Terminée) marquent la facture comme payée dans Pennylane.

Avoirs (Credit Notes)

  • Avoir automatique — crée automatiquement un avoir dans Pennylane lorsqu’un remboursement WooCommerce est enregistré.
  • L’avoir est lié à la facture d’origine. Il ne peut être généré que si une facture Pennylane existe déjà pour la commande.
  • Les avoirs peuvent également être créés manuellement depuis l’écran de la commande.

7. Actions en masse (PRO uniquement)

La version PRO permet d’effectuer des opérations sur plusieurs commandes simultanément, depuis la liste des commandes WooCommerce :

  • Générer les factures en masse — pour les commandes sélectionnées.
  • Télécharger les PDF en masse — archive ZIP regroupant toutes les factures des commandes sélectionnées.

Pendant le traitement, une barre de progression affiche le statut, suivie d’un récapitulatif des succès et des erreurs.

8. Gestion des commandes (panneau administrateur)

Sur l’écran d’édition d’une commande, un panneau d’intégration Pennylane permet de gérer les documents liés à cette commande.

Fonctions disponibles dans les deux versions (FREE et PRO)

  • Créer la facture — génération manuelle d’une facture Pennylane pour la commande.
  • Télécharger le PDF — téléchargement du document au format PDF.
  • Ouvrir dans Pennylane — lien direct vers la facture dans le panneau Pennylane.

Fonctions supplémentaires en version PRO

  • Créer un avoir — génération manuelle d’un avoir lié à la facture d’origine.
  • Envoyer par e-mail — envoi manuel du document au client (PDF en pièce jointe).
  • Renvoyer — relancer la création en cas d’échec précédent (avec politique de retry en arrière-plan via Action Scheduler).

Colonne dans la liste des commandes

Une colonne est ajoutée à la liste des commandes WooCommerce, affichant le statut du document Pennylane (Créée / Échouée / Non créée) ainsi que le numéro de facture et un lien de téléchargement direct du PDF.

9. Téléchargement des factures par les clients

Les clients peuvent télécharger leurs documents directement depuis leur espace Mon Compte.

  1. Le client se connecte à la boutique.
  2. Il se rend dans Mon Compte → Commandes.
  3. Il clique sur Voir pour la commande concernée.
  4. Si un document a été émis, un bouton apparaît : Télécharger la facture.

Le téléchargement est sécurisé : seul le client propriétaire de la commande (ou un administrateur) peut accéder au PDF.

10. Paramètres avancés

Mapping produits (PRO uniquement)

La version PRO permet d’associer chaque produit WooCommerce à un produit du catalogue Pennylane. Cela garantit l’affectation correcte du compte comptable (ledger account) sur les lignes de facture.

  • Activez Mapping produits dans l’onglet Automatisation.
  • Allez dans Produits → Modifier un produit → onglet Inventaire.
  • Dans le champ Produit Pennylane, recherchez et sélectionnez le produit correspondant.
  • Chaque produit WooCommerce doit être mappé individuellement.

Journaux (logs) et diagnostic

L’extension enregistre toutes les communications avec l’API Pennylane via WC_Logger. Les journaux sont accessibles ici :

  • WooCommerce → État → Journaux
  • Fichier : devikit_pennylane_debug-*.log

Les clés API et les jetons sont automatiquement masqués (redacted) dans les journaux pour éviter toute fuite d’informations sensibles.

Attention : le journal détaillé peut impacter les performances. Activez-le uniquement en cas de besoin de diagnostic.

11. Limitations et points d’attention

  • Temps de finalisation du PDF : Pennylane génère le PDF de la facture de manière asynchrone. En version PRO, l’envoi par e-mail est volontairement décalé de 5 minutes pour garantir la version finale.
  • Configuration TVA : la détection automatique dépend d’une configuration correcte des taux de taxe dans WooCommerce. Si les taxes sont désactivées, toutes les factures utiliseront le taux exempt (0 %).
  • Autoliquidation UE B2B : pour que l’autoliquidation soit appliquée, le numéro de TVA intracommunautaire doit être renseigné et valide.
  • Environnements multi-devises : si vous vendez dans plusieurs devises, vérifiez que votre compte Pennylane est configuré pour gérer les devises concernées et testez sur un environnement de staging.

12. Nombre de décimales

Dans WooCommerce → Réglages → Général, vérifiez que le champ Nombre de décimales est réglé sur 2. Si une autre valeur est définie, l’extension affichera un avertissement dans l’administration, car Pennylane attend des montants à deux décimales pour générer correctement les factures.

13. Licence (PRO uniquement)

Pour que les fonctionnalités PRO soient actives, vous devez activer votre licence.

Activation de la licence

  1. Allez dans WooCommerce → Pennylane → Licence.
  2. Saisissez la clé de licence reçue après votre achat.
  3. Cliquez sur Activer.
  4. Le statut passe à Active.

Informations affichées

Après activation, sont affichés :

  • Statut de la licence
  • Date d’activation
  • Date d’expiration (le cas échéant)

Désactivation de la licence

Vous pouvez désactiver votre licence pour la transférer vers un autre site. Cliquez sur Désactiver et confirmez.

Mises à jour automatiques

Une licence active permet les mises à jour automatiques de l’extension PRO directement depuis le tableau de bord WordPress, comme pour les extensions du répertoire officiel.

14. Support technique

Utilisateurs PRO

Pour toute question, aide à la configuration ou problème rencontré, contactez-nous directement :

Nous garantissons un support prioritaire et réactif aux détenteurs d’une licence PRO active.

Utilisateurs FREE

Le support de la version gratuite est assuré sur le forum officiel WordPress :

Forum de support : wordpress.org/support/plugin/invoicing-integration-for-pennylane-and-woocommerce